En buddy fremmer forståelsen
Hos Arosii ønsker vi hele tiden at forbedre og udvikle systemer og processer som fremmer vores selvledende organisation. Seneste skud på stammen er udviklingen af et buddy system.
Vi har ikke et 10 ugers step-by-step onboarding program som alle nyansatte bliver hevet igennem for, at vi på den anden side af de 10 uger kan krydse listen af og ønske den nyansatte tillykke – du er nu onboarded.
I stedet for har vi et buddy system, som i sin reneste form handler om, at vi gennem nærvær mellem den nyansatte og dennes buddy, opnår tillid og kontakt til hinanden fra dag ét. En buddy tilknyttes den nyansatte i en given periode, alt efter behov. Det vil ofte variere mellem 2-5 måneder.
En Buddy skal først og fremmest være nærværende overfor den nyansatte. Det betyder at vi starter samarbejdet med tilstedeværelse, gerne fysisk, hvor vi arrangerer gode forhold for samtale og sparring. Vi designer nærværet så det føles nemt. Det kan eksempelvis være ved at placere buddy’en og den nyansattes skriveborde tæt op ad hinandens, hvilket ikke overraskende medfører tættere og oftere samtale.
Vi ønsker at styrke den nyansattes forudsætninger for at udføre sine opgaver. Det styrker buddy’en via sparring og feedback på den nyansattes arbejde. Formen varierer meget, da den nyansatte kan have forskellige behov. Vi har erfaret at daglige planlagte opfølgninger fungerer godt, da det både giver plads til selvstændigt at udføre opgaver og rode i systemer, men at den daglige opfølgning sikrer støtte.
Buddy’en har som opgave at indsluse den nyansatte i Arosiis kultur, den formelle såvel den uformelle del. Den formelle består eksempelvis af aktiviteten såsom mødeindkaldelser, hvor vi aktivt prøver at hjælpe hinanden med timeregistreringer ved at issue er synligt i overskriften. Den uformelle er straks mere kompleks og det kræver ofte at buddy’en gør plads til samtale før og efter begivenheder for at den nyansatte forstår en situation og en kontekst. Disse samtaler er utroligt spændende, da det også er buddy’en og Arosiis chance for at reflektere og blive klogere på os selv. Det er i disse situationer, at vi finder ud af om vi kan ændre og lære noget af den nyansatte – svaret er altid et rungende ja, det kan vi.
Hos Arosii er vi meget entusiastiske omkring at byde nye ansatte velkommen og hurtigt involvere dem i forskellige opgaver og kulturen. Vi ser det som en essentiel opgave at være buddy, da den første tid i en ny organisation for en nyansat kan være overvældende. Ved hurtigt opnå tætte relationer til sine kolleger, få kendskab til sine opgaver og få en forståelse for kulturen mindskes nogle forvirrende første måneder drastisk. Det er godt for den nyansatte, kollegerne og kunderne.
Reference
Cooper, J. & Wight, J. (2014). Implementing a buddy system in the workplace. Paper presented at PMI® Global Congress 2014—North America, Phoenix, AZ. Newtown Square, PA: Project Management Institute.